PotoP Enterprise Suite

Der Einsatzplan ist eine Ansicht auf dieselben Auftrags- und Abwesenheitsdaten, die auch die Planungstafel nutzt – nach Tagen gruppiert, mit den geplanten Stunden summiert neben den gestempelten Stunden der Person. Dafür wird nichts zusätzlich gespeichert. Der Kalenderlink ist eine private, widerrufbare Adresse, die einen standardkonformen iCalendar-Feed liefert; Outlook, Google Kalender oder ein Telefonkalender können ihn abonnieren und selbstständig aktualisieren. Die Adresse enthält ein geheimes Token und lässt sich jederzeit abschalten, wodurch der Feed sofort stoppt.

Ein Projekt ist der Datensatz, der Aufträge mit einem Kunden und einem Budget zusammenfasst. Die Seite summiert gebuchte Stunden aus genehmigten Stundenzetteln und geplante Stunden von der Planungstafel – beides beim Öffnen der Seite aus PostgreSQL gelesen –, sodass die Summen stets zu den zugrunde liegenden Einträgen passen. Engineering-Pakete, Mehrarbeit und Material hängen über gewöhnliche Datenbankbeziehungen am Projekt, und jeder Reiter ist eine eigene, serverseitig gerenderte Ansicht, die nur erscheint, wenn das Unternehmen das Modul lizenziert hat und der Benutzer es sehen darf.

Die Liste ist die persönliche Sicht des Technikers auf die gemeinsame Auftragstabelle: die ihm zugewiesenen Aufträge, nach Tagen gruppiert, mit dem Status, den sie während der Arbeit durchlaufen. Die Standortfreigabe ist ein Schalter, den der Techniker selbst bedient; solange er eingeschaltet ist, zeigt ein Banner, dass der Browser in festem Takt eine Position sendet. „Störung melden“ öffnet dasselbe Störungsformular wie im Büro, sodass die Meldung direkt in der Störungswarteschlange landet. Die Seite ist responsiv und dieselbe, die auch die Android-App zeigt.

Jede Störung wird für ihre Priorität einer Service-Level-Richtlinie zugeordnet; daraus berechnet der Server die Fristen für Erstreaktion und Behebung und speichert sie mit der Störung. Zeichnungen und Whitebook-Einträge sind über die Anlage verknüpft, zu der die Störung gehört. Der Chat zur Störung ist derselbe Ende-zu-Ende-verschlüsselte Messenger wie überall sonst: Ver- und Entschlüsselung erfolgen im Browser, der Server hält nur Chiffretext. Jeder Einsatz, jede Statusänderung und jedes Update wird mit Name und Uhrzeit in den Verlauf der Störung geschrieben.

Ein Arbeitsauftrag ist ein einzelner Auftragsdatensatz mit Verknüpfungen zu allem, was dazugehört. Zeichnung und Dokumente sind Verweise auf die Anlage und ihre gespeicherten Dateien, die Anweisungen sind Texte, die das Büro für den Einsatzort geschrieben hat, und der Verlauf ist ein Prüfprotokoll darüber, wer wann was geändert hat. Techniker erfassen ihre Zeit in Abschnitten, die entweder per Knopfdruck gestempelt oder nachträglich eingetippt sind – eine Korrektur bleibt so sichtbar, statt stillschweigend zu überschreiben, was das Telefon aufgezeichnet hat. Hier gebuchtes Material verringert den Lagerbestand und erscheint im Projekt.

Ein Eintrag wird unter einem Systemtyp abgelegt – im selben Vokabular wie die Engineering-Zeichnungen –, sodass er bei jeder Anlage dieses Systems erscheint. Fotos werden mit der Kamera des Telefons oder Browsers aufgenommen, einfache Skizzen mit dem Finger auf einer Zeichenfläche erstellt und als Bilder neben dem Text gespeichert. Lesen, Bearbeiten und Notizen hinzufügen sind getrennte Berechtigungen. Einträge lassen sich als PDF drucken, und der Verweis auf die Personen, die das System kennen, stammt aus den Qualifikationsbewertungen im Personalmodul.

Jede Karte ist eine als Daten gespeicherte Systembeschreibung: ihre Bauteiltypen, die zwischen ihnen zulässigen Verbindungen und die Tabellen mit Nummern und Adressen, die das Engineering-Dokument benötigt. Da der Editor generisch ist, bedeutet die Unterstützung eines weiteren Herstellers eine neue Beschreibung statt neuen Codes. Die Zahlen auf den Karten werden beim Laden der Seite aus diesen Beschreibungen ermittelt. Auch der Eintrag für PotoP VMS Studio ist eine solche Beschreibung – deshalb lässt sich eine Zeichnung in eine funktionierende Kamera- und Aufzeichnungskonfiguration auf einem VMS-Server verwandeln.

Jedes Bauteil auf jeder Zeichnung kann ein Ablaufdatum für ein Zertifikat tragen, und diese Seite sammelt sie mit einer einzigen Abfrage unternehmensweit, sortiert nach verbleibenden Tagen. Ein Hintergrundjob prüft die Daten täglich und warnt sechs, drei, zwei und einen Monat sowie zwanzig, zehn und einen Tag vor dem Ablauf und noch einmal danach. Die Warnungen gehen per E-Mail, Telegram und innerhalb der Suite an die Personen, die Zeichnungen bearbeiten dürfen. Jede Warnstufe wird am Element selbst vermerkt, sodass ein Neustart oder ein zweiter Lauf sie nie wiederholt.

Ein Lauf wird auf dem Server aus Daten berechnet, die bereits im Produkt vorhanden sind: dem Vertrag, dem stichtagsbezogenen Lohn, den von einer Führungskraft genehmigten Stunden – aufgeteilt nach den eigenen Stundenarten und Faktoren des Unternehmens –, Urlaubs- und Krankheitsanteilen sowie genehmigten Spesen. Daraus ergeben sich Brutto, Steuern und Netto; die Vorprüfung listet Personen ohne Gehaltsdatensatz, bevor überhaupt gerechnet wird. Lohnabrechnungen entstehen als PDF, und der Zahlungsstapel lässt sich als SEPA-Datei exportieren oder an die Zahlungsschnittstelle einer Bank übergeben, wo eine Person ihn noch bei der Bank freigibt.

Stunden werden auf ein Projekt oder einen Arbeitsauftrag gebucht und als Zeitabschnitte in der Datenbank gespeichert. Die Seite vergleicht sie mit den geplanten Aufträgen und dem Dienstplan derselben Woche, sodass geplante, aber nicht gebuchte Arbeit markiert wird. Mit dem Einreichen wird die Woche zur Prüfung durch eine Führungskraft gesperrt, und nur genehmigte Wochen fließen in die Lohnabrechnung und in die Stundensummen der Projekte. Die Abschnitte halten fest, ob sie per Knopfdruck gestempelt oder nachträglich eingetippt wurden – Korrekturen bleiben damit sichtbar und einer namentlich bekannten Person zuzuordnen.

Eine Lieferantenrechnung wird mit angehängtem, gescanntem PDF erfasst und durchläuft dann die Status geprüft, freigegeben und bezahlt – jeder Schritt mit der Person, die ihn ausgeführt hat. Die Freigabe erzeugt die Buchung im Hauptbuch, sodass die Verbindlichkeit sofort in den Büchern steht. Freigegebene Rechnungen lassen sich zu einem Zahlungsstapel zusammenfassen und als SEPA-Überweisungsdatei fürs Onlinebanking exportieren oder an die Zahlungsauslöseschnittstelle einer Bank senden, wo eine Person die Zahlung bei der Bank autorisiert. Zähler für Fälliges und Überfälliges werden aus den Zahlungsbedingungen berechnet.

Die Bücher sind ein Hauptbuch mit doppelter Buchführung in PostgreSQL. Jede Zahl auf dieser Seite ist eine Summe über gebuchte Zeilen, berechnet beim Aufruf der Seite – eine gespeicherte Summe kann daher nie von den zugrunde liegenden Buchungen abweichen. Andere Module buchen automatisch, etwa die Lohnabrechnung, die Abschreibung von Anlagevermögen oder eine freigegebene Eingangsrechnung, und jede Buchung behält einen Verweis auf ihre Quelle. Die Prüfungen über der Liste testen das Hauptbuch selbst, etwa ob Soll gleich Haben ist. Die Korrektur eines Quellbelegs bucht diesen neu, statt einen verwaisten Eintrag zu hinterlassen.

Berichte schreiben nie etwas. Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Summen- und Saldenliste und Journale sind Abfragen über die gebuchten Zeilen im gewählten Zeitraum – sie sind also stets aktuell, und jede Zahl lässt sich bis zu ihren Buchungen zurückverfolgen. Ergebnisse lassen sich als CSV herunterladen, und Tabellenexporte verwenden das Hauslayout der Suite. Der Jahresabschluss entsteht als PDF, und die Prüfdatei ist eine standardisierte XML-Datei, die ein Steuerberater oder die Werkzeuge der Finanzbehörde lesen können. Zum Lesen von Berichten ist eine eigene Berechtigung erforderlich.

Ein Werkzeug ist ein Datensatz mit eigenem Prüfintervall, Versicherungsablauf und Tagessatz. Prüfungen und Reparaturen werden als Einträge mit ihren Kosten protokolliert, und der nächste Prüftermin wird aus dem zuletzt erfassten berechnet. Reservierungen sind Zeilen, die das Werkzeug mit einem Arbeitsauftrag und Daten verknüpfen – so können zwei Aufträge nicht unbemerkt dieselbe Leiter beanspruchen. Der tägliche Hintergrundjob, der Ablaufdaten überwacht, kann per E-Mail und innerhalb der Suite warnen, und der Tagessatz fließt in die Projektkosten ein.

Der Tresor ist Zero-Knowledge. Jeder Benutzer hat einen per PBKDF2 aus einer Passphrase abgeleiteten Schlüssel und ein P-256-Schlüsselpaar, und jeder Eintrag erhält einen eigenen Zufallsschlüssel; der Inhalt wird im Browser mit AES-GCM versiegelt, bevor er gesendet wird. Der Server speichert Chiffretext und umhüllte Schlüssel und kann auflisten, zählen und teilen, aber nichts öffnen. Der Gesundheitscheck läuft daher nach der Entschlüsselung im Browser und zählt schwache, mehrfach verwendete und alte Passwörter lokal. Beim Teilen wird der Schlüssel eines Eintrags für eine Sammlung umhüllt, und das Unternehmen kann einen Wiederherstellungsschlüssel verwahren.

Der Assistent ist eine Sammlung von Aktionen, kein frei laufendes Modell. Fragen wie „Wo ist ein Gerät?“, „Was ist heute geplant?“ oder „Wer kennt ein System?“ werden durch Datenbankabfragen beantwortet, die die Berechtigungen des Fragenden respektieren. Aktionen, die Daten verändern, sind gekennzeichnet und erfordern eine Bestätigung. Ein Sprachmodell ist optional: Das Unternehmen kann jeden OpenAI-kompatiblen Endpunkt anbinden, auch einen lokalen wie Ollama auf eigener Hardware, und alles funktioniert auch ohne. Antworten laufen im Hintergrund, damit lange Generierungen nicht in einen Timeout laufen.

Die Diagramme werden auf dem Server aus denselben operativen Tabellen aggregiert, die auch der Rest der Suite nutzt: erledigte Aufträge, Störungen, gestempelte Stunden und Anmeldeaktivität pro Tag. Die Warnungen stammen aus Zustandsprüfungen, etwa zu fehlgeschlagener E-Mail-Zustellung und verletzten Service-Levels. Für die Infrastrukturüberwachung stellt PES außerdem einen Text-Metrik-Endpunkt im Prometheus-Format bereit, den Grafana, Zabbix oder Uptime Kuma abfragen können. Betreiber können sich zusätzlich per E-Mail und Telegram benachrichtigen lassen, wenn ein neuer Fehler oder ein Sicherheitsereignis auftritt.

Jeder Bericht ist eine reine Leseabfrage über Störungen und ihre erfassten Fristen, gruppiert nach Priorität, Kunde und Team. Prozentwerte werden mit den zugrunde liegenden Zahlen angezeigt, etwa 47 von 50, damit sich jede Angabe belegen lässt. Zeitraum und verwendete Filter werden auf den Bericht gedruckt. PDF-Dateien werden auf dem Server erzeugt, Excel und CSV als Dateien generiert, und der wöchentliche Versand läuft als Hintergrundjob, der den fertigen Bericht über die Maileinstellungen des Unternehmens an die gewählten Empfänger schickt.

Passwörter werden als Argon2id-Hashes gespeichert und Sitzungen auf dem Server geführt, sodass ein Administrator sie widerrufen kann. Die Zwei-Schritt-Verifizierung nutzt standardmäßige zeitbasierte Codes mit Wiederherstellungscodes, Passkeys nutzen WebAuthn, und ein Unternehmen kann die Zwei-Schritt-Anmeldung für alle vorschreiben. Benutzer gehören Gruppen an, die Berechtigungen tragen. Konten lassen sich gesammelt aus einer Tabelle anlegen, mit einem generierten Passwort per E-Mail, oder aus Active Directory bzw. LDAP synchronisieren – wer das Unternehmen verlässt, wird dabei deaktiviert statt gelöscht. Jede Änderung wird ins Prüfprotokoll geschrieben.