PotoP Enterprise Suite

L’agenda è una vista sugli stessi interventi e sulle stesse assenze usati dalla bacheca di pianificazione, raggruppati per giorno, con le ore pianificate sommate accanto a quelle timbrate dalla persona. Non viene salvato nulla in più. Il link del calendario è un indirizzo privato e revocabile che fornisce un feed iCalendar standard, così Outlook, Google Calendar o il calendario del telefono possono abbonarsi e aggiornarlo da soli. L’indirizzo contiene un token segreto e può essere disattivato in qualsiasi momento, interrompendo subito il feed.

Un progetto è il record che raggruppa gli interventi, con un cliente e un budget. La pagina somma le ore registrate dai fogli ore approvati e le ore pianificate dalla bacheca di pianificazione, entrambe lette da PostgreSQL all’apertura della pagina, così i totali corrispondono sempre alle registrazioni sottostanti. Pacchetti di progettazione, lavori extra e materiali si collegano al progetto tramite normali relazioni di database, e ogni scheda è una vista separata generata dal server che compare solo se l’azienda ha la licenza per quel modulo e l’utente ha l’autorizzazione per vederla.

L’elenco è la vista personale del tecnico sulla tabella condivisa degli interventi: quelli assegnati a lui, raggruppati per giorno, con lo stato che avanza man mano che lavora. La condivisione della posizione è un interruttore controllato dal tecnico, e il banner indica che, finché l’interruttore è attivo, il browser invia la posizione a intervalli regolari. La segnalazione di un guasto apre lo stesso modulo usato dall’ufficio, quindi la segnalazione arriva direttamente nella coda dei guasti. La pagina è responsive ed è la stessa mostrata dall’app Android.

Ogni guasto viene associato a una policy di livello di servizio in base alla priorità, e le scadenze di prima risposta e di risoluzione vengono calcolate sul server e salvate con il guasto. Disegni e voci del whitebook sono collegati tramite l’impianto a cui il guasto appartiene. La chat del guasto è la stessa messaggistica crittografata end-to-end usata altrove: cifratura e decifratura avvengono nel browser, e il server conserva solo testo cifrato. Ogni visita, cambio di stato e aggiornamento viene scritto nella cronologia del guasto con il nome della persona e l’orario.

Un ordine di lavoro è un unico record di intervento collegato a tutto ciò che lo circonda. Disegno e documenti sono link all’impianto e ai suoi file archiviati, le istruzioni sono testo scritto dall’ufficio per il cantiere, e la cronologia è un registro di audit di chi ha cambiato cosa e quando. I tecnici registrano il tempo come segmenti contrassegnati come timbrati con un pulsante oppure inseriti a posteriori, così una correzione resta visibile invece di sovrascrivere silenziosamente quanto registrato dal telefono. I materiali registrati qui riducono il magazzino e compaiono sul progetto.

Ogni voce è archiviata sotto un tipo di sistema, con lo stesso vocabolario dei disegni di progettazione, così la stessa voce compare per ogni impianto di quel sistema. Le foto si scattano con la fotocamera del telefono o del browser, e i semplici schizzi si disegnano con un dito su una superficie e vengono salvati come immagini accanto al testo. Lettura, modifica e aggiunta di note sono autorizzazioni separate. Le voci si possono stampare in PDF, e il collegamento alle persone che conoscono il sistema deriva dalle valutazioni delle competenze conservate nel modulo del personale.

Ogni scheda è la descrizione di un sistema salvata come dati: i tipi di componenti, i collegamenti ammessi tra di essi e le tabelle di numeri e indirizzi necessarie al documento di progettazione. Poiché l’editor è generico, supportare un altro produttore significa aggiungere una nuova descrizione, non nuovo codice. I conteggi sulle schede vengono presi da quelle descrizioni al caricamento della pagina. Anche la voce PotoP VMS Studio è una di queste descrizioni, ed è ciò che permette di trasformare un disegno in una configurazione funzionante di telecamere e registrazione su un server VMS.

Qualsiasi componente di qualsiasi disegno può avere una data di fine certificato, e questa pagina le raccoglie tutte per l’intera azienda con un’unica query, ordinate per giorni rimanenti. Un processo in background controlla le date ogni giorno e invia avvisi a sei, tre, due e un mese, poi a venti, dieci e un giorno dalla scadenza, e una volta dopo la scadenza. Gli avvisi arrivano via e-mail, Telegram e all’interno della suite alle persone che possono modificare i disegni. Ogni avviso viene registrato sull’elemento stesso, così un riavvio o una seconda esecuzione non lo ripetono mai.

L’elaborazione viene calcolata sul server dai dati già presenti nel prodotto: il contratto, la retribuzione con data di decorrenza, le ore approvate da un responsabile suddivise secondo i codici ore e i coefficienti dell’azienda, le percentuali di ferie e malattia e le note spese approvate. Lordo, imposte e netto ne derivano, e il controllo preliminare elenca chi non ha un record retributivo prima di qualsiasi calcolo. Le buste paga vengono generate in PDF, e il lotto di pagamenti può essere esportato come file SEPA o passato all’API di pagamento di una banca, dove una persona lo autorizza comunque in banca.

Le ore vengono inserite su un progetto o un ordine di lavoro e salvate nel database come segmenti di tempo. La pagina le confronta con gli interventi pianificati e i turni della stessa settimana, così il lavoro pianificato ma non registrato viene segnalato. Inviando la settimana, questa viene bloccata per la revisione da parte di un responsabile, e solo le settimane approvate passano alle buste paga e ai totali ore dei progetti. I segmenti indicano se sono stati timbrati con un pulsante o inseriti a posteriori, il che mantiene le correzioni visibili e attribuibili a una persona precisa.

Una fattura fornitore viene inserita con il PDF scansionato allegato, poi passa per gli stati verificata, approvata e pagata, e ogni passaggio viene registrato con la persona che lo ha eseguito. L’approvazione crea la registrazione contabile, così la contabilità riflette subito il debito. Le fatture approvate si possono raccogliere in un unico lotto di pagamenti ed esportare come file di bonifico SEPA per l’home banking, oppure inviare all’interfaccia di disposizione pagamenti di una banca, dove una persona autorizza il pagamento. I contatori in scadenza e scadute vengono calcolati dalle condizioni di pagamento.

La contabilità è un libro mastro in partita doppia in PostgreSQL. Ogni cifra su questa pagina è una somma delle righe registrate, calcolata alla richiesta della pagina, quindi un totale salvato non può mai divergere dalle registrazioni che lo compongono. Gli altri moduli registrano automaticamente, ad esempio buste paga, ammortamento dei cespiti o una fattura d’acquisto approvata, e ogni registrazione mantiene un riferimento alla propria origine. I controlli sopra l’elenco verificano il libro mastro stesso, ad esempio se dare e avere coincidono. Correggere un documento di origine lo riregistra, invece di lasciare una registrazione orfana.

I report non scrivono mai nulla. Stato patrimoniale, conto economico, bilancio di verifica e libri giornale sono query sulle righe registrate nel libro mastro per il periodo scelto, quindi sono sempre aggiornati e ogni cifra può essere ricondotta alle sue registrazioni. I risultati si possono scaricare in CSV, e le esportazioni in foglio di calcolo usano il layout aziendale della suite. Il bilancio d’esercizio viene prodotto in PDF, e il file di audit è un file XML standard leggibile dal commercialista o dagli strumenti dell’autorità fiscale. La lettura dei report richiede un’autorizzazione specifica.

Un’attrezzatura è un record con il proprio intervallo di ispezione, la scadenza dell’assicurazione e la tariffa giornaliera. Ispezioni e riparazioni vengono registrate come voci con il relativo costo, e la data della prossima ispezione viene calcolata dall’ultima registrata. Le prenotazioni sono righe che collegano l’attrezzatura a un ordine di lavoro e a delle date, così due interventi non possono contendersi la stessa scala senza che nessuno se ne accorga. Il processo giornaliero in background che controlla le scadenze può avvisare via e-mail e all’interno della suite, e la tariffa giornaliera alimenta i costi del progetto.

La cassaforte è a conoscenza zero. Ogni utente ha una chiave derivata da una passphrase con PBKDF2 e una coppia di chiavi P-256, e ogni elemento ha una propria chiave casuale, con il contenuto sigillato in AES-GCM nel browser prima dell’invio. Il server conserva testo cifrato e chiavi incapsulate e può elencare, contare e condividere, ma non può aprire nulla. Il controllo di sicurezza gira quindi nel browser dopo la decifratura, contando localmente le password deboli, riutilizzate e vecchie. La condivisione incapsula la chiave di un elemento per una raccolta, e l’azienda può detenere una chiave di recupero.

L’assistente è un insieme di azioni, non un modello lasciato libero. Domande come dove si trova un dispositivo, cosa è pianificato oggi o chi conosce un sistema ricevono risposta da query al database che rispettano le autorizzazioni di chi chiede. Le azioni che modificano i dati sono contrassegnate e richiedono conferma. Un modello linguistico è opzionale: l’azienda può collegare un qualsiasi endpoint compatibile con OpenAI, anche locale come Ollama sul proprio hardware, e tutto funziona anche senza. Le risposte vengono elaborate in background, così le generazioni lunghe non vanno in timeout.

I grafici vengono aggregati sul server a partire dalle stesse tabelle operative usate dal resto della suite: interventi conclusi, guasti, ore timbrate e accessi per giorno. Gli avvisi provengono da controlli di stato come la mancata consegna delle e-mail e i livelli di servizio violati. Per il monitoraggio dell’infrastruttura, PES espone anche un endpoint di metriche testuali in formato Prometheus, che Grafana, Zabbix o Uptime Kuma possono raccogliere. Gli operatori possono inoltre ricevere avvisi via e-mail e Telegram quando si verifica un nuovo errore o un evento di sicurezza.

Ogni report è una query in sola lettura sui guasti e sulle scadenze registrate, raggruppati per priorità, cliente e team. Le percentuali sono mostrate insieme ai conteggi che le compongono, ad esempio 47 su 50, così ogni cifra è difendibile. Il periodo e i filtri usati sono stampati sul report. I file PDF vengono disegnati sul server, Excel e CSV vengono generati come file, e la programmazione settimanale gira come processo in background che invia il report finito ai destinatari scelti usando le impostazioni di posta dell’azienda.

Le password vengono salvate come hash Argon2id e le sessioni sono conservate sul server, così un amministratore può revocarle. La verifica in due passaggi usa codici standard basati sul tempo con codici di recupero, le passkey usano WebAuthn, e un’azienda può rendere obbligatori i due passaggi per tutti. Gli utenti appartengono a gruppi che portano con sé le autorizzazioni. Gli account si possono creare in blocco da un foglio di calcolo, con una password generata inviata via e-mail, oppure sincronizzare da Active Directory o LDAP, dove chi lascia l’azienda viene disattivato anziché eliminato. Ogni modifica viene scritta nel registro di audit.