PotoP Enterprise Suite

Het rooster is een weergave van dezelfde opdracht- en afwezigheidsgegevens die het planbord gebruikt, gegroepeerd per dag, met de geplande uren opgeteld naast de uren die de medewerker heeft geklokt. Er wordt niets extra voor opgeslagen. De agendalink is een privé, intrekbaar adres dat een standaard iCalendar-feed levert, zodat Outlook, Google Agenda of de agenda op een telefoon zich kan abonneren en zelf vernieuwt. Het adres bevat een geheim token en kan op elk moment worden uitgeschakeld, waarna de feed direct stopt.

Een project is het record dat opdrachten groepeert, met een klant en een budget. De pagina telt de geboekte uren uit goedgekeurde urenstaten en de geplande uren van het planbord op, beide uit PostgreSQL gelezen zodra de pagina opent, zodat de totalen altijd overeenkomen met de onderliggende boekingen. Engineeringpakketten, meerwerk en materialen hangen via gewone databaserelaties aan het project, en elk tabblad is een aparte, op de server opgebouwde weergave die alleen verschijnt als het bedrijf die module in licentie heeft en de gebruiker het recht heeft om hem te zien.

De lijst is de eigen weergave van de monteur op de gedeelde opdrachtentabel: opdrachten die aan die persoon zijn toegewezen, gegroepeerd per dag, met de status die ze tijdens het werk doorlopen. Locatie delen is een schakelaar die de monteur zelf bedient, en de banner laat zien dat de browser met een vaste tussenpoos een positie verstuurt zolang de schakelaar aan staat. Een storing melden opent hetzelfde storingsformulier dat kantoor gebruikt, zodat de melding direct in de storingswachtrij belandt. De pagina is responsief en is dezelfde die de Android-app toont.

Elke storing wordt gekoppeld aan een service level-beleid voor haar prioriteit; de deadlines voor eerste reactie en oplossing worden daaruit op de server berekend en bij de storing opgeslagen. Tekeningen en Whitebook-artikelen worden gekoppeld via de installatie waar de storing bij hoort. De chat bij de storing is dezelfde end-to-end versleutelde messenger die ook elders wordt gebruikt: versleutelen en ontsleutelen gebeurt in de browser, en de server bewaart alleen versleutelde tekst. Elk bezoek, elke statuswijziging en elke update wordt met naam en tijd in de geschiedenis van de storing vastgelegd.

Een werkbon is één opdrachtrecord met relaties naar alles eromheen. De tekening en documenten zijn koppelingen naar de installatie en haar opgeslagen bestanden, de instructies zijn tekst die kantoor voor de locatie heeft geschreven, en de geschiedenis is een audittrail van wie wat wanneer heeft gewijzigd. Monteurs registreren tijd als segmenten die gemarkeerd zijn als geklokt met een knop of achteraf ingevoerd, zodat een correctie zichtbaar is in plaats van stilletjes te overschrijven wat de telefoon heeft vastgelegd. Materialen die hier worden geboekt, gaan van de voorraad af en verschijnen bij het project.

Een artikel wordt ingedeeld onder een systeemtype, in dezelfde terminologie als de engineeringtekeningen, zodat hetzelfde artikel verschijnt bij elke installatie van dat systeem. Foto's worden met de camera van de telefoon of browser gemaakt, en eenvoudige schetsen tekent u met een vinger op een canvas; ze worden als afbeelding naast de tekst opgeslagen. Lezen, bewerken en notities toevoegen zijn aparte rechten. Artikelen kunnen als PDF worden afgedrukt, en de koppeling naar de mensen die het systeem kennen, komt uit de vaardigheidsscores in de personeelsmodule.

Elke kaart is één systeembeschrijving die als data is opgeslagen: de soorten onderdelen, de toegestane verbindingen daartussen en de tabellen met nummers en adressen die het engineeringdocument nodig heeft. Omdat de editor generiek is, betekent ondersteuning voor een nieuwe fabrikant een nieuwe beschrijving toevoegen in plaats van nieuwe code. De aantallen op de kaarten worden bij het laden van de pagina uit die beschrijvingen gehaald. Ook PotoP VMS Studio is zo'n beschrijving, en daardoor kan een tekening worden omgezet in een werkende camera- en opnameconfiguratie op een VMS-server.

Elk onderdeel op elke tekening kan een einddatum van een certificaat hebben, en deze pagina verzamelt ze voor het hele bedrijf met één query, gesorteerd op resterende dagen. Een achtergrondtaak controleert de data dagelijks en waarschuwt zes, drie, twee en één maand van tevoren, daarna twintig, tien en één dag voor het einde, en nog één keer na het verlopen. Waarschuwingen gaan per e-mail, via Telegram en binnen de suite naar mensen die tekeningen mogen bewerken. Elke waarschuwingsstap wordt bij het item zelf vastgelegd, zodat een herstart of tweede run hem nooit herhaalt.

Een run wordt op de server berekend uit gegevens die al in het product staan: het contract, het loon met ingangsdatum, door een manager goedgekeurde uren verdeeld over de eigen urencodes en factoren van het bedrijf, verlof- en ziektepercentages en goedgekeurde declaraties. Bruto, loonheffing en netto volgen daaruit, en de voorcontrole toont mensen zonder salarisgegevens voordat er iets wordt berekend. Loonstroken worden als PDF aangemaakt, en de betaalbatch kan als SEPA-bestand worden geëxporteerd of aan de betaal-API van een bank worden doorgegeven, waar iemand hem alsnog bij de bank autoriseert.

Uren worden op een project of werkbon ingevoerd en als tijdsegmenten in de database opgeslagen. De pagina vergelijkt ze met de geplande opdrachten en het rooster van dezelfde week, zodat gepland maar niet geboekt werk wordt gemarkeerd. Indienen vergrendelt de week voor beoordeling door een manager, en alleen goedgekeurde weken stromen door naar de salarisadministratie en de urentotalen van projecten. Segmenten leggen vast of ze met een knop zijn geklokt of achteraf zijn ingevoerd, zodat correcties zichtbaar blijven en aan een persoon met naam toe te schrijven zijn.

Een leveranciersfactuur wordt ingevoerd met de gescande PDF als bijlage en doorloopt daarna de statussen gecontroleerd, goedgekeurd en betaald, waarbij elke stap wordt vastgelegd met de persoon die hem zette. Goedkeuring maakt de boeking in het grootboek aan, zodat de boekhouding de schuld direct laat zien. Goedgekeurde facturen kunnen in één betaalbatch worden verzameld en als SEPA-overboekingsbestand voor internetbankieren worden geëxporteerd, of naar de betaalinitiatie-interface van een bank worden gestuurd, waar iemand de betaling bij de bank autoriseert. De tellers voor te betalen en achterstallige facturen worden berekend uit de betalingstermijnen.

De boekhouding is een grootboek met dubbel boekhouden in PostgreSQL. Elk bedrag op deze pagina is een som over geboekte regels, berekend wanneer de pagina wordt opgevraagd, zodat een opgeslagen totaal nooit kan afwijken van de onderliggende boekingen. Andere modules boeken automatisch, bijvoorbeeld de salarisadministratie, de afschrijving van vaste activa of een goedgekeurde inkoopfactuur, en elke boeking houdt een verwijzing naar haar bron. De controles boven de lijst testen het grootboek zelf, bijvoorbeeld of debet gelijk is aan credit. Een correctie van een brondocument boekt het opnieuw, in plaats van een verweesde boeking achter te laten.

Rapporten schrijven nooit iets weg. De balans, winst- en verliesrekening, proefbalans en dagboeken zijn query's op de geboekte grootboekregels van de gekozen periode, zodat ze altijd actueel zijn en elk bedrag naar zijn boekingen te herleiden is. Resultaten kunnen als CSV worden gedownload, en spreadsheetexports gebruiken de huisstijl van de suite. De jaarrekening wordt als PDF aangemaakt, en het auditbestand is een standaard XML-bestand dat een accountant of de software van de Belastingdienst kan lezen. Voor het inzien van rapporten is een apart recht nodig.

Een stuk gereedschap is een record met een eigen keuringsinterval, vervaldatum van de verzekering en dagtarief. Keuringen en reparaties worden vastgelegd als regels met hun kosten, en de volgende keuringsdatum wordt berekend uit de laatst vastgelegde. Reserveringen zijn regels die het gereedschap koppelen aan een werkbon en data, zodat twee opdrachten niet ongemerkt dezelfde ladder kunnen claimen. De dagelijkse achtergrondtaak die vervaldata bewaakt, kan per e-mail en binnen de suite waarschuwen, en het dagtarief telt mee in de projectkosten.

De kluis is zero-knowledge. Elke gebruiker heeft een sleutel die met PBKDF2 uit een wachtwoordzin wordt afgeleid, en een P-256-sleutelpaar; elk item heeft een eigen willekeurige sleutel, en de inhoud wordt in de browser met AES-GCM verzegeld voordat hij wordt verstuurd. De server slaat versleutelde tekst en verpakte sleutels op en kan opsommen, tellen en delen, maar niets openen. De gezondheidscontrole draait daarom na het ontsleutelen in de browser, waar zwakke, hergebruikte en oude wachtwoorden lokaal worden geteld. Bij delen wordt de sleutel van een item verpakt voor een verzameling, en het bedrijf kan een herstelsleutel bewaren.

De assistent is een verzameling acties, geen vrij draaiend model. Vragen zoals waar een apparaat is, wat er vandaag gepland staat of wie een systeem kent, worden beantwoord met databasequery's die de rechten van de vraagsteller respecteren. Acties die gegevens wijzigen, zijn als zodanig gelabeld en vragen om bevestiging. Een taalmodel is optioneel: het bedrijf kan elk OpenAI-compatibel endpoint koppelen, ook een lokaal zoals Ollama op eigen hardware, en alles werkt ook zonder. Antwoorden worden op de achtergrond gegenereerd, zodat lange antwoorden niet in een time-out lopen.

De grafieken worden op de server samengevat uit dezelfde operationele tabellen die de rest van de suite gebruikt: afgeronde opdrachten, storingen, geklokte uren en aanmeldactiviteit per dag. De waarschuwingen komen uit gezondheidscontroles, zoals mislukte e-mailbezorging en overschreden serviceniveaus. Voor infrastructuurbewaking biedt PES ook een tekstueel metrics-endpoint in het Prometheus-formaat, dat Grafana, Zabbix of Uptime Kuma kunnen uitlezen. Operators kunnen daarnaast per e-mail en Telegram worden gewaarschuwd bij een nieuwe fout of een beveiligingsgebeurtenis.

Elk rapport is een alleen-lezen query op storingen en hun vastgelegde deadlines, gegroepeerd per prioriteit, klant en team. Percentages worden getoond met de aantallen erachter, zoals 47 van 50, zodat een cijfer te verantwoorden is. Het gebruikte tijdvak en de filters staan op het rapport. PDF-bestanden worden op de server opgemaakt, Excel en CSV worden als bestanden gegenereerd, en het wekelijkse schema draait als achtergrondtaak die het voltooide rapport via de mailinstellingen van het bedrijf naar de gekozen ontvangers stuurt.

Wachtwoorden worden opgeslagen als Argon2id-hashes en sessies worden op de server bijgehouden, zodat een beheerder ze kan intrekken. Tweestapsverificatie gebruikt standaard tijdgebonden codes met herstelcodes, passkeys gebruiken WebAuthn, en een bedrijf kan tweestapsverificatie voor iedereen verplicht stellen. Gebruikers horen bij groepen die de rechten dragen. Accounts kunnen in bulk worden aangemaakt vanuit een spreadsheet, met een gegenereerd wachtwoord per e-mail, of worden gesynchroniseerd vanuit Active Directory of LDAP, waarbij mensen die vertrekken worden uitgeschakeld in plaats van verwijderd. Elke wijziging wordt in de audittrail vastgelegd.